🚀 Backoffice Manager (m/w/d)

Jobbeschreibung

Backoffice Manager (m/w/d) – Aramaz Digital

Wir sind eine führende Recruiting- und Digitalberatung für mittelständische Lebensmittelbetriebe mit Sitz in Bielefeld. Wir stärken den Mittelstand und das Lebensmittel-Handwerk (Bäckereien, Metzgereien etc.) in DACH durch digitales Headhunting, Social-Media-Recruiting, Prozessoptimierung und erstklassigen Service.

Ihre Tasks

• Assistenz & Kommunikation – Sie nehmen Anrufe entgegen, leiten gezielt weiter, priorisieren E-Mails und informieren zuständige Kollegen über unser Kommunikations-Tool „Slack“.
• Empfang & Organisation – Sie empfangen Gäste, bereiten Meetingräume/TV vor und sichern reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
• Kalender & Reisen – Sie koordinieren Termine, buchen Hotels und organisieren Fahrten für unser Team und die Geschäftsleitung.
• Meetings & Protokolle – Sie planen interne/externe Termine, protokollieren und verfolgen To-dos nach.
• Dokumente & Angebote – Sie verfassen Angebote für Beratung, Marketing und Vertrieb.
• Recherche & Zuarbeit – Sie recherchieren Themen, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor und unterstützen den Vertrieb.
• Erledigungen & Mobilität – Sie übernehmen Werkstattfahrten, Botengänge und organisieren Team-Events.
• Büro & Onboarding – Sie bearbeiten die Post, verwalten das Inventar, sorgen für Ordnung und richten Arbeitsplätze ein.
• Beschaffung & Küche – Sie beschaffen Geschäftsausstattung, Büromaterial, Lebensmittel/Getränke, befüllen den Kühlschrank und überwachen Bestände.
• Finanzen (vorbereitend) – Sie legen Neukunden in unserer Rechnungssoftware „Easybill“ an, erstellen Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge/OPOS, übermitteln monatlich an DATEV, ziehen SEPA ein, mahnen bei Bedarf, prüfen DATEV und stimmen sich mit der Steuerberatung ab.
• Qualität & Audits (TÜV ISO 9001) – Sie bereiten interne Audits vor, arbeiten zu und begleiten die Umsetzung.

Benefits

• Strukturiertes Onboarding – umfassende E‑Learning‑Einarbeitung.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung – regelmäßige Coachings und Feedbacks.
• Top‑Versorgung im Büro – Barista‑Qualität, hochwertige Tees, flexibles Lunch‑System.
• Zukunftssicherheit – langfristige Perspektiven in einem stabilen Umfeld.
• Stabilität & Entwicklung – unbefristete Anstellung mit klaren Zielen und transparenten Prozessen.
• Gesundheit im Fokus – Premium‑Fitnessvertrag, umfangreiches Gesundheitsprogramm.
• Teamkultur & Wertschätzung – leistungsorientiertes, kollegiales Umfeld mit persönlichem Wachstum.
• Attraktive Vergütung – individuelle Karrierepfade mit konkreten Zielen.
• Technik & Ergonomie – höhenverstellbare Tische, Herman‑Miller‑Stühle, moderne Apple‑Technik.

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Backoffice Manager/in, Bürokaufmann/-frau, Sekretär/in oder in einer vergleichbaren Position – idealerweise in Dienstleistungsunternehmen, Agenturen oder Personalberatungen.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Disziplin, Ehrgeiz, exzellentes Zeit‑ und Selbstmanagement.
• Kenntnisse im Umgang mit macOS (Pages, Numbers) und/oder Microsoft Office (Word, Excel) und/oder Google Docs/Sheets.
• Routine mit modernen Office‑ und Kommunikationstools (Slack, Videokonferenzen).
• Sorgfältige, strukturierte, verlässliche Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein.
• Führerschein Klasse B für Fahrten im Tagesgeschäft.

Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Bielefeld
• Anstellung: Vollzeit
• Start: ab sofort