🚀 Backoffice Manager (m/w/d)

Overview

Backoffice Manager (m/w/d) – Starker Rücken für starkes Wachstum. Wir sind eine führende Recruiting- und Digitalberatung für mittelständische Lebensmittelbetriebe mit Sitz in Bielefeld. Wir stärken den Mittelstand und das Lebensmittel-Handwerk (Bäckereien, Metzgereien etc.) in DACH durch digitales Headhunting, Social-Media-Recruiting, Prozessoptimierung und erstklassigen Service.

Als Backoffice Manager (m/w/d) sichern Sie den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts. Sie entlasten die Geschäftsführung, halten unsere Organisation in Takt und sorgen dafür, dass Projekte, Finanzen und Office-Abläufe präzise funktionieren.

Ihre spannenden Aufgaben

• Assistenz & Kommunikation: Sie nehmen Anrufe entgegen, leiten gezielt weiter, priorisieren E-Mails und informieren zuständige Kollegen über unser Kommunikations-Tool „Slack“.
• Empfang & Organisation: Sie empfangen Gäste, bereiten Meetingräume/TV vor und sichern reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
• Kalender & Reisen: Sie koordinieren Termine, buchen Hotels und organisieren Fahrten für unser Team und die Geschäftsleitung.
• Meetings & Protokolle: Sie planen interne/externe Termine, protokollieren und verfolgen To-dos nach.
• Dokumente & Angebote: Sie verfassen Angebote für Beratung, Marketing und Vertrieb.
• Recherche & Zuarbeit: Sie recherchieren Themen, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor und unterstützen den Vertrieb.
• Erledigungen & Mobilität: Sie übernehmen Werkstattfahrten, Botengänge und organisieren das Team-Events.
• Büro & Onboarding: Sie bearbeiten die Post, verwalten das Inventar, sorgen für Ordnung und richten Arbeitsplätze ein.
• Beschaffung & Küche: Sie beschaffen Geschäftsausstattung, Büromaterial, Lebensmittel/Getränke, befüllen den Kühlschrank und überwachen Bestände.
• Finanzen (vorbereitend): Sie legen Neukunden in unserer Rechnungssoftware „Easybill“ an, erstellen Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge/OPOS, übermitteln monatlich an DATEV, ziehen SEPA ein, mahnen bei Bedarf, prüfen DATEV und stimmen sich mit der Steuerberatung ab.
• Qualität & Audits (TÜV ISO 9001): Sie bereiten interne Audits vor, arbeiten zu und begleiten die Umsetzung.

Ihr Profil / Das bringen Sie idealerweise mit

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Backoffice Manager/in, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Sekretärin/Sekretär oder in vergleichbarer Position – idealerweise in Dienstleistungsunternehmen, Agenturen oder Personalberatungen .
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Disziplin , Ehrgeiz und exzellentes Zeit- und Selbstmanagement .
• Kenntnisse im Umgang mit macOS (Pages, Numbers) und/oder Microsoft Office (Word, Excel) und/oder Google Docs/Sheets .
• Routine mit modernen Office- und Kommunikationstools (z. B. Slack, Videokonferenzen).
• Sorgfältige, strukturierte, verlässliche Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein.
• Führerschein Klasse B für Fahrten im Tagesgeschäft.

Rahmenbedingungen

1. Arbeitsort: Bielefeld
2. Anstellung: Vollzeit
3. Start: ab sofort

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