🚀 Office & People Coordinator (m/w/d)

JOB BESCHREIBUNG

Du liebst es, wenn alles rundläuft, und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick? Du arbeitest gern eigenständig, bist kommunikationsstark und fühlst dich im Office Management genauso wohl wie in der Projektarbeit? Dann bist du bei uns genau richtig!
Für unser kleines Team im Herzen von München suchen wir ein/e engagierte/n Office & People Coordinator  (m/w/d), die das Academia Team mit 30 – 40h / Woche tatkräftig unterstützt und operativ mitdenkt.

UNSERE BENEFITS

• Willkommen im Team.  Ein strukturiertes Onboarding-Programm und eine gründliche Einarbeitung sorgen für einen optimalen Start.
• Selbstständigkeit . Du arbeitest eigenverantwortlich, agil und bringst deine Ideen aktiv ein, um unsere Standorte voranzubringen.
• Agilität. Flache Hierarchien ermöglichen schnelle Entscheidungen und eine enge Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen.
• Flexibilität.  Mit flexiblen Arbeitszeiten sowie der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, unterstützen wir deine Work-Life-Balance. Deinen Urlaub kannst du flexibel gestalten – mit 30 Tagen pro Jahr.
• Benefits. Du erhältst täglich einen Essenszuschuss über Lunchit und kannst zusätzlich zwischen der Spendit-Kreditkarte oder einem EGYM-Wellpass wählen – ganz nach deinen individuellen Bedürfnissen.
• Together We Rise . Freue dich auf regelmäßige Teamevents, Office-Yoga und gemeinsame Aktivitäten, bei denen der Austausch und das Miteinander im Mittelpunkt stehen

VERANTWORTUNGSBEREICHE

Office Management (ca. 60 %)

• Verantwortung für ein reibungsloses Tagesgeschäft im Office (Organisation, Ausstattung, Dienstleistersteuerung)
• Empfang, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Rechnungs- und Vertragsablage
• Unterstützung bei internen Prozessen und Dokumentationen
• Organisation von Meetings, Reisen und Events

• Administrative Unterstützung der Fach- und Führungsteams
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Reports
• Schnittstelle zwischen Teams und externen Partner:innen

• Unterstützung des People-Teams bei Employer-Branding-Maßnahmen
• Mitarbeit bei interner und externer Kommunikation (z. B. Social Media, Intranet)
• Organisation von Karriere-Events, Recruiting-Messen und internen Aktionen

KOMPETENZEN UND ANFORDERUNGEN

• Abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder Studium und relevante, mehrjährige Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld (z.B. Unternehmensberatung, Investmentbanking, Startup/Scaleup)  
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent und Hands-on-Mentalität
• Diskretion  und  ein hohes Maß an Eigenverantwortung  sowie  Freude am Kontakt mit Menschen  und  eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich
• Sehr gute Deutschkenntnisse, idealerweise ergänzt durch solide  Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office – insbesondere Excel auf Basic-Niveau

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