🚀 Assistant de Direction (H / F) - 100% - Direction des Ressources Humaines et de la Politique So[...]

Veuillez postuler via Isarta.fr

VUE D'ENSEMBLE

À PROPOS DE NOUS

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

MISSION

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, les assistantes de Direction travaillent en binôme et viennent en soutien au Directeur et à ses adjoints dans la gestion administrative du service.

Accueil physique : accueil et orientation des visiteurs, renseignements divers.

Accueil téléphonique

• Renseignements
• Orientation des appels
• Filtrage des appels
• Prise de messages et transmission aux différents destinataires

Classement / archivage

Gestion des agendas et organisation des rendez-vous, en fonction des instructions des Directeurs.

Réservation

• de salles
• de prestations logistiques
• des moyens de transports
• Préparation des dossiers ou documents nécessaires

Traitement du courrier entrant et sortant et gestion des parapheurs.

Réalisation de travaux administratifs, travaux de gestion, notamment :

• Élaboration ou complétude de documents
• Elaboration d'outils de suivi
• Elaboration de comptes rendus divers
• Rédaction / frappe de courriers divers
• Réalisation de mailings, publipostages
• Tenue et mise à jour de bases de données diverses
• Tenue et mise à jour des organigrammes et documents de présentation du service
• Participation à des réunions régulières du Département et rédaction des comptes rendus
• Réalisation ponctuelle de quelques tâches à la demande des Cadres du Département
• Coordination de l'activité de la Direction en lien avec le secrétariat de la Direction Générale

Soutien au secrétariat des instances (CSE et F3SCT)

Dans le cadre de ses fonctions, l'assistant(e) consacre environ 40% de son temps de travail à des missions de secrétariat et de gestion du secteur affaires Générales / Juridiques de la Direction.

PROFIL

QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES

Une bonne maîtrise du stress, de la rigueur ainsi qu'une bonne organisation avec une priorisation des tâches et activités sont indispensables sur cette fonction.

Avoir la capacité à prioriser les tâches et disposer d'un très bon sens de l'organisation, dans un contexte exigeant.

Etre rigoureux et méthodique.

Etre force de proposition, réactif, capable de prendre des initiatives et de s'adapter à l'imprévu.

Disposer de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles (bonne communication orale et écrite), orthographe irréprochable.

Etre en capacité de travailler en équipe.

Savoir synthétiser et rendre compte.

Maîtriser des fonctions avancées des logiciels bureautiques Word, Outlook, Excel, Power point.

La discrétion professionnelle est indispensable.

La connaissance du fonctionnement des HUS et de la DRH afin de pouvoir orienter les affaires (courriers, dossiers et les demandes d'informations, etc...) serait un plus.

Formations requises - Expérience professionnelle

BAC + 2 type BTS Assistant de Manager

Ou

Expérience professionnelle pouvant correspondre au profil du poste.

Modèle journalier

• Modèle journalier : 7 h 30
• Modèle hebdomadaire : 37h30
• Amplitude de présence : 9h à 19h.
• Présence à organiser en lien avec la collègue.
• Arrivée et départs échelonnés pour garantir l'amplitude de présence requise.
• Congés annuels : 28 jours
• RTT : 15 jours

#J-18808-Ljbffr