🚀 SECRÉTAIRE/ASSISTANT-E de la DCAS H/F

Description de l'offre

Les missions et objectifs de la Secrétaire de la DCAS sont définis par l'ACAS et plus particulièrement par le/la Responsable Coordination auprès duquel/de laquelle il‑elle rend compte de son activité. Ses tâches lui sont fournies par les 6 Responsables de Secteurs : Production, Réglementation, Coordination des Instances & Communication, Comptabilité, Achat/Patrimoine, RH. La gestion des priorités est primordiale pour la réussite de l'activité. Le respect du rétroplanning annuel indiquant les jalons légaux de l'Association (élections, bilan des comptes, Assemblées Générales, ouverture des prestations…) et les jalons opérationnels de chaque secteur (signature et renouvellement des marchés/allotements, travaux annuels des villages, publication du catalogue, mise en place des notes de réglementation, turn-over des équipes…) est essentielle.

Responsabilités principales

SECRÉTARIAT DE LA DCAS (EN LIEN AVEC LES 6 RESPONSABLES DE SECTEURS)

• Accueil et filtrage téléphonique
• Ouverture et enregistrement du courrier quotidien
• Accueil visiteurs
• Frappe, correction et mise en forme de courriers, tableaux, présentations, rapports, contrats, marchés, notes de réglementation, etc.
• Mise en forme de tout document à l'identité visuelle de l'ACAS
• Mise en place de modèles de courriers (publipostages…)
• Classement et archivage des documents sur les répertoires informatiques partagés, et papier
• Création et suivi des autorisations d'accès des visiteurs (Horus)
• Organisation de réunions
• Rédaction de comptes rendus de réunions
• Synthèse de documents pour présentation (Powerpoint)
• Constitution de dossiers
• Organisation des déplacements
• Commandes de fournitures
• Intérim en cas d’absence au secrétariat (courrier, commandes, etc.)
• Mise à jour des dossiers pour renouvellement des badges (DAASC, enquêtes, etc.)
• Suivi de la maintenance des équipements (machine à eau, machine à café, photocopieurs…)

Missions secondaires (à l'arrivée du Responsable RH)

• Saisie des congés et absences dans FIGGO
• Création des comptes du personnel mis à disposition par le CEA dans FIGGO
• Edition des attestations d'employeur (cantine, impôts, médaille du travail…)
• Cadrage des compteurs du personnel mis à disposition par le CEA
• Frappe et mise en forme de courriers, fiches de postes et contrats de travail
• Organisation des formations du personnel en collaboration avec les organismes formateurs et l'OPCO
• Publication des offres de postes sur POEM en lien avec les services du CEA

Profil du candidat

La Secrétaire de la DCAS possède :

• Une parfaite maîtrise des logiciels Word (styles, publipostage…), Powerpoint et Excel
• Une connaissance des logiciels Proweb, Lucca et Visio Standard serait un plus.
• Gestion des priorités
• Discrétion
• Bonnes présentations et communication
• Réactivité
• Qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
• Rigueur

Formation et expérience

• Formation initiale : BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion ou équivalent
• Expérience de 5 ans minimum

Localisation du poste

Gif sur Yvette

Critères linguistiques

Anglais (Notions)

#J-18808-Ljbffr